La communication interne écrite
06.05.2022

La communication interne écrite

Arcinfo - parution du 06.05.2022

« Vendredi fin de journée, j’attends à l’arrêt de bus. Ce soir je sors avec les copines et je me ré-jou-is. Bref coup d’œil au téléphone pour vérifier que le bus de 19h07 ne soit pas encore passé, et paf, je le vois. C’est un message de ma cheffe sur le groupe WhatsApp du boulot. Elle est encore au bureau et stresse pour le rapport qu’on aurait dû rendre hier. Boule au ventre. Mince. Je n’arrive plus à me rappeler si j’ai transmis la réponse du fiduciaire. Zut zut zut… Vite ce mail, où peut-il se trouver ? Je scrolle dans la longue liste de messages envoyés depuis la boîte info. Le bus arrive. Je monte à bord, trouve une place pas trop loin de la porte car vite, je dois régler ce truc maintenant. »

Ce qui est arrivé à Emma* ce vendredi soir n’est pas anodin. Et pourtant c’est le quotidien de beaucoup d’entre nous. Avec la pléthore d’outils de communication à disposition, la communication professionnelle se mélange avec la communication privée. Tout cela est, pour beaucoup, difficile à dompter. Sans compter que la sur-information ne ménage guère nos moments de repos.
Qui n’a jamais eu ce réflexe humain de cliquer sur l’icône Outlook affichant ce gros 3 en rouge insupportable à nos yeux ? Piégée, en voulant nonchalamment vérifier notre boîte privée on se retrouve à répondre à notre collègue via notre boîte professionnelle sur notre smartphone, alors qu’on s’était promis qu’on ne l’utiliserait pas le week-end.

Avec les outils tels que WhatsApp c’est encore une autre histoire. L’information qu’a reçue Jeanne s’est diluée de manière intrusive au sein des groupes « Famille », « Club de fléchettes » et des fils de discussions. Et fatalement, la pression du devoir qui nous murmure « Allez, je réponds quand même, car ce qui est fait ne sera plus à faire lundi » subsiste.
Quid de l’outil de communication instantané de notre organisation ? Sur le téléphone aussi ? Non merci, si ce n’est pas nécessaire. Avant la pandémie, on passait volontiers au bureau d’à côté poser sa question de vive-voix, maintenant on s’écrit. Pour le côté plus formel, idéal aussi pour garder une trace écrite, on choisira quand même le courriel. Surtout dans la communication interne écrite impliquant une certaine hiérarchie.

Comment s’en sortir ? Faire le bon choix, du bon outil pour le bon usage au bon moment. Quelques pistes de réflexions simples : Quand l’outil est gratuit, on évite une utilisation professionnelle. Ceux-ci n’offrent souvent aucune garantie en termes de confidentialité des données ni en termes de pérennité de l’accès à l’information. En quelques mots « Quand c’est gratuit, c’est nous le produit ! ». De plus, on ne peut pas exiger des collaborateurs d’utiliser ce genre d’application peu respectueuses de la vie privée. Les outils de messagerie officiels payants, instantanés ou pas, de l’organisation ont l’avantage d’offrir un cadre sur lequel, dans une certaine mesure, on garde la main.

Et pour l’informel, on choisira les applications telles que WhatsApp, Signal, Telegram ou Messenger. Il reste important pour l’organisation d’accompagner cette utilisation en précisant certains principes importants tels que de bien préciser que l’utilisation de l’outil est informelle et que les informations qui y circuleront n’engagent leur auteur qu’en leur nom propre. De plus, à aucun moment des informations formelles y circuleront de la part de l’organisation quel que soit le nom que le groupe porte.
L’image du mémo qui circule physiquement et où le besoin des signatures des destinataires pour confirmer qu’ils ont été lus semble désuète. Et pourtant. Il y avait peut-être un meilleur équilibre de vie alors. Le monde change. Dire « c’était mieux avant » n’apporte rien, la communication est nécessaire, inévitable, n’ayons pas peur d’elle. Accompagnons alors ce changement de paradigme en auprès de nos équipes, en les écoutant et mettant à leur disposition des cadres d’utilisation leur permettant de ne pas se sentir noyées au sein de ce flot d’information constante.


* prénom authentique d’une personne fictive

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